Vai trò của máy in khi doanh nghiệp chuyển đổi số

Đại diện HP cho biết, trong kỷ nguyên số hóa, chuyển đổi sang văn phòng không giấy mang đến nhiều ích lợi về tự động hóa quy trình làm việc, đảm bảo an toàn tài nguyên dữ liệu, tiết kiệm chi phí văn phòng và giúp các doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh. Tuy gọi là văn phòng không giấy nhưng máy in vẫn là thiết bị cần thiết cho hầu hết doanh nghiệp. Bởi hầu hết văn hóa công ty hay yêu cầu pháp lý, giấy tờ vẫn đóng vai trò quan trọng trong một số quy trình nhất định.

Lấy ví dụ, một bộ hồ sơ dự thầu in chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm với chủ đầu tư. Bản thiết kế xây dựng in rõ ràng và sắc nét giúp khách hàng dễ hình dung, hiểu rõ công trình. Trong các ngành như chăm sóc sức khỏe, bản sao thực giúp bệnh nhân hoặc những người không có Internet tiếp cận hướng dẫn sức khỏe. Các hướng dẫn, quy định pháp luật yêu cầu quy trình nhất định phải được thực hiện trên giấy tờ. Hay một vài dịch vụ tài chính vẫn yêu cầu chữ ký tươi.

Tại những công ty thuộc lĩnh vực kế toán – kiểm toán như VHA, dù quá trình chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, khối lượng chứng từ tài liệu cần in hàng ngày vẫn rất lớn. Vì thế, trang bị máy in có công suất lớn, tốc độ cao cùng chi phí thấp là điều thiết yếu để các bộ phận vận hành hiệu quả.

Ngoài ra, việc in ấn hai mặt sẽ giúp các doanh nghiệp này tiết kiệm chi phí vật tư và giảm sự cồng kềnh khi lưu trữ tài liệu. Đây là điều mà bà Nguyễn Thị Thanh Hiền, giám đốc điều hành VHA đánh giá cao ở mẫu máy in HP LaserJet M236dw.

M236dw có tính năng in hai mặt tự động vượt trội lên tới 18 mặt tài liệu A4 mỗi phút; tốc độ in một mặt lên tới 29 tờ A4 mỗi phút. Mẫu máy in thuộc dòng LaserJet M200 còn được tin dùng nhờ chất lượng in laser, cho ra những bản in sắc nét cùng công suất in tối đa lên đến 20.000 tờ A4 mỗi tháng.

Còn đối với công ty thời trang SSStutter, để tiện cho việc phối hợp, triển khai, làm rập, lên mẫu, đơn vị cần in rất nhiều bản vẽ kỹ thuật đòi hỏi độ chính xác cao. Bên cạnh đó, khi hybrid working đang trở thành xu hướng làm việc mới, SSStutter cần trang bị những giải pháp hỗ trợ kết nối và hợp nhất các thiết bị và nguồn lực công nghệ của doanh nghiệp để nhân viên làm việc hiệu suất từ mọi nơi.

Sau khi sử dụng máy in LaserJet M236dw, CEO Thư Lê của SSStutter bày tỏ sự bất ngờ khi anh có thể cài đặt máy thông qua ứng dụng di động HP Smart. Hơn hết, ứng dụng giúp việc in ấn trở nên tiện lợi hơn khi có thể thực hiện ngay từ các thiết bị di động mà không cần thao tác máy tính. Nền tảng này còn cho phép scan chất lượng cao các tài liệu, hợp đồng bằng điện thoại và in ngay hoặc sao lưu lên cloud để chia sẻ hoặc in sau đó, duy trì sự chuyên nghiệp cùng năng suất mọi nơi.

Về phía doanh nghiệp kinh doanh sách nói Voiz FM, đơn vị vẫn cần máy in màu vì nhu cầu duyệt bìa sách và nội dung. Theo đánh giá của CEO Lê Hoàng Thạch, máy in màu đa chức năng HP Color Laser 179fnw mang đến chất lượng in màu laser cao, cho các bản in có sắc màu rực rỡ, sắc đen phong phú và hình ảnh sắc nét cùng chi phí thấp.

Tại AIM Academy Việt Nam, một doanh nghiệp chuyên đào tạo về tiếp thị và truyền thông, việc đào tạo đã chuyển dần sang hình thức trực tuyến nhưng vai trò của máy in là không thể thay thế. Bà Phạm Thị Diệu Anh, giám đốc điều hành của AIM ấn tượng với mẫu máy in HP Color Laser 179fnw khi có đầy đủ tính năng gồm in, scan, copy, fax. Khay nạp tài liệu tự động có sức chứa lên tới 40 tờ, giúp tiết kiệm thời gian khi cần scan tài liệu nhiều trang.

Các dòng máy in laser kể trên của HP còn đáp ứng các nhãn sinh thái như Blue Angel và Energy Star về việc sử dụng năng lượng hiệu quả. Mực in do hãng thiết kế nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn nhãn sinh thái về khí thải và không làm ảnh hưởng đến chất lượng không khí trong văn phòng, tăng hiệu quả công việc. Đây cũng là các yếu tố mà nhiều doanh nghiệp cân nhắc khi chọn thiết bị công nghệ để sử dụng lâu dài trong kỷ nguyên số hiện nay.

Minh Huy